Gestão do tempo: faça o seu dia render mais

A produtividade está diretamente ligada à boa gestão do tempo e é uma das metas mais almejadas atualmente. Algumas pessoas têm enormes dificuldades em cumprir com seus compromissos, frequentemente atrasam demandas/se atrasam para atividades e afirmam nunca ter tempo para nada. Com a tecnologia cada vez mais avançada e o crescimento da inteligência artificial, o mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo) exige atenção total ao nosso tempo e acabamos tentando não desperdiçar nenhum momento.

Os benefícios de ser uma pessoa que tem uma agenda organizada, com flexibilidade suficiente para adequá-la às atividades não programadas, urgências e imprevistos, são enormes e garantem não somente uma vida mais tranquila, mas também evita o estresse nos ambientes de trabalho e familiar. Para o mundo profissional, a boa gestão do tempo também ajuda a reduzir custos e favorecer o crescimento da empresa.

Segundo o estudo da Conference Board a produtividade do trabalhador brasileiro é de 25% da produtividade de um americano. Esta situação não foi modificada desde a década de 90, o que significa que precisamos criar novos hábitos nas empresas para que a produtividade e a eficiência sejam constantes e consequentemente apoiem o desenvolvimento da cultura organizacional.

Ferramentas e aplicativos para gerenciamento do tempo e da produtividade

Alguns programas e aplicativos podem ajudar tanto o profissional freelancer quanto grandes empresas no gerenciamento do tempo, tornando o profissional e as equipes mais produtivas, diminuindo a pressão no ambiente de trabalho.

Para quem busca um serviço de gerenciamento de tarefas e projetos, Monday, Asana, Wrike e Trello são exemplos que possibilitam mapear e acompanhar demandas em andamento, bem como os responsáveis por cada tarefa. Assim, a equipe e os líderes ganham mais tempo, já que conseguem visualizar todo o progresso das tarefas e podem reportar diretamente o trabalho, evitando reuniões desnecessárias e envio de e-mails que a equipe inteira responderá com um novo e-mail de confirmação de recebimento da mensagem.

Além destas ferramentas, as metodologias ágeis também são ótimas maneiras de estruturar o trabalho do time, sendo as mais conhecidas o Kanban e Scrum. Vale a pena pesquisar sobre o assunto e avaliar se é interessante capacitar colaboradores e equipes com base nestas ferramenta. Atualmente, a organização de times ágeis já ultrapassou os limites do desenvolvimento de software e tem sido aplicadas com sucesso em diversos setores.

Para as atividades diárias, aqui estão algumas ideias interessantes de aplicativos para manter o seu dia a dia organizado e mais produtivo!

do – App que permite organizar sua agenda, fazendo uma espécie de to do list, assim, mesmo off-line, suas atividades ficam sincronizadas.
Google Alerts – Serviço que filtra temas e assuntos do seu interesse, poupando tempo de busca por informações e tornando a sua leitura mais direcionada nos sites de notícias. É possível configurar horário em que recebe os alertas, bem como a periodicidade de recebimento dos e-mails. Outro bom exemplo para a curadoria de conteúdo é o Feedly, em que você pode cadastrar suas principais fontes de leitura e terá tudo organizado em apenas um espaço. Aproveite para criar categorias e um hábito de atualizar suas leituras com mais frequência.
Tide – Que tal criar uma lista de tarefas que você revezará a cada 25 minutos? A ferramenta tem como base a técnica Pomodoro, criada pelo italiano Francesco Cirillo na década de 80 para uma boa gestão do tempo. Associado a este app você pode também utilizar outros aplicativos que ajudam a evitar distrações como o Freedom e o Focus Booster para seu smartphone, ou o Cold Turkey para o computador.
Rescue time – Indica como você gasta seu tempo na internet, ajudando a avaliar seu hábito e fazer as devidas mudanças. A sua produtividade pode estar se perdendo em pequenas ações e momentos que deveriam ser rápidos, mas acabam se tornando uma fonte de procrastinação nas redes sociais.

E para que você possa melhorar sua gestão de atividades no longo prazo, você pode incluir a leitura de livros ou ouvir podcasts ou audiobooks sobre o assunto. O primeiro passo pode ser o livro O poder do hábito, que ajuda muito a identificar a origem de hábitos negativos e como superá-los, e o Producast, com várias reflexões sobre a questão da produtividade.

Quando entendemos melhor como otimizar a nossa gestão do tempo podemos tornar o nosso tempo de descanso também mais proveitoso. Precisamos de equilíbrio entre vida pessoal e profissional e isso só é possível com atenção ao que realmente importa: valorizar bem o nosso tempo e esforço!

Crédito foto da capa – Ampulheta (Foto: Aron Visuals / Unsplash)

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