Seja como organizador ou como participante, reuniões eficientes são sempre o foco de todo profissional. Esse é o momento de demonstrar que está preparado para abordar o assunto, acompanhar a discussão e conseguir dar próximos passos inteligentes.
Um ponto essencial para as boas reuniões é definir sua real necessidade de realização. Quando reuniões são momentos desinteressantes ou sem importância, é difícil manter os participantes engajados e conseguir o espaço para discussões relevantes. A boa reunião sempre deve ser focada em uma tomada de decisão, o que exige a participação efetiva de pessoas fundamentais e especialistas naquele assunto. O planejamento deve ser bem feito, os convidados devem estar alinhados e todos os elementos devem ser compatíveis.
Parte indispensável dos negócios, sejam elas realizadas presencialmente ou virtualmente, as reuniões são momentos de troca de informações e colaboração. E para que isso aconteça, não apenas o seu organizador deve estar preparado para garantir que a reunião seja eficaz. O planejamento deve ser uma etapa prévia para todos os participantes.
Essa fase exige alguns minutos dedicados à atividade antes e depois que ela aconteça, com a pesquisa e organização de dados que serão levados para o encontro e tornarão sua presença mais relevante. Se você é um convidado, é sua chance de se destacar, portanto, faça sua parte demonstrando que estar lá é indispensável e que consegue cumprir seus compromissos da melhor maneira possível – e isso pode transformar a sua carreira.
Quem convida a reunião deve enviar uma pauta da reunião, com temas e linha do tempo bem organizada para que todos possam participar de maneira inteligente. Por isso, para uma reunião eficiente de verdade, seja sempre pontual e respeite o horário e temática, seguindo bem o que está sendo discutido. Não é uma atividade cronometrada ou que não pode ser ajustada, mas certamente o tempo de todos ali é importante e está sendo dedicado a uma decisão importante.
A reunião eficaz depende muito de quem participa, mas também de quem a organiza. Criar uma boa pauta de reunião agiliza o evento, prepara a execução e pode mudar a dinâmica de todo o momento, com mais produtividade. Pense sempre nesses cinco passos ao definir como serão realizadas as suas reuniões.
O encontro precisa ter um objetivo claro e relevante. Talvez a ideia seja tomar uma decisão, reunir mais informações, conseguir uma resposta complexa ou atualizar a esquipe sobre o andamento de um projeto. Ter essa clareza para identificar essa motivação ajuda a manter o foco e permanecer direcionado durante toda a reunião.
Agora que já sabe o que você quer abordar, pense em quem realmente deveria estar presente naquele momento. A colunista do The Wall Street Journal Sue Shellenbarger, sugere um número ideal de pessoas por reunião de acordo com seu objetivo. Para a resolução de um problema, tenha de quatro a seis pessoas presentes; para tomada de decisão, convide de quatro a sete; um processo de brainstorm exige de 10 a 20 pessoas; e uma definição de agenda, selecione entre cinco e quinze pessoas. Isso aumenta as suas chances de ter uma reunião eficiente e produtiva.
Sabendo bem quais as principais oportunidades e desafios a partir do objetivo da reunião, você prepara quais os pontos serão abordados. A condução depende de conseguir cumprir esses pontos no tempo previsto e conseguir alcançar o seu objetivo. Portanto, sempre conheça bem o tema e faça o planejamento com seriedade.
Além da sua lista individual de questões, que tal compartilhar com os participantes pontos que eles poderão contribuir antecipadamente? Isso ajuda na maneira de conduzir o processo, trazendo todos para a mesma página no momento certo e evitando perder tempo com introduções desnecessárias e desgastantes. Saber o que será abordado e como aquelas pessoas são chave no processo faz bem para a eficiência da reunião.
Pauta organizada e bem planejada, com os momentos definidos e pessoas alinhadas? Agora é a hora de enviar os convites e preparar o momento certo da reunião. Ter esse momento bem preparado e compartilhado demonstra respeito pelo tempo e conhecimento de todos, evitando que elementos essenciais não sejam considerados. E, caso alguém não possa participar e o reagendamento não seja possível, certamente essa pessoa enviará seus pontos já preparados para contribuir para a discussão.
Durante a reunião, faça anotações para conseguir uma boa análise após o encontro, mantendo a comunicação e o acompanhamento com os outros participantes e conquistando o objetivo realizado. Sempre que necessário, poderá revisar os pontos e essa atividade apoiará suas próximas tarefas.
E lembre-se: além de focar em se destacar em uma reunião, você deve pensar em realizar reuniões eficientes. A consciência de aproveitar o seu tempo com encontros de qualidade e com uma pauta bem definida podem melhorar muito sua rotina profissional e alavancar sua carreira.
Crédito foto da capa – Conduzindo reunião com colegas de trabalho (Foto: Thomas Drouault
/ Unsplash)
11 de novembro de 2019
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