A administração do tempo não é um conceito difícil de entender, mas, sim, de colocar em prática de forma eficaz! Se você não conseguir gerenciar bem as suas horas, certamente terá uma performance inferior no trabalho e menos tempo para aproveitar a vida fora dele.
Pensando nisso, listo aqui 11 dicas simples que vão ajudar você a ser mais produtivo e ter mais qualidade de vida. Algumas estão relacionadas ao bom planejamento de suas tarefas e outras com tudo aquilo que acontece em seu dia-a-dia e não deixa você executar o que planejou. A vida como ela é!
Este é o primeiro passo para uma boa administração do tempo. Basicamente, você deve listar todas as atividades e tarefas que precisa fazer e, ao mesmo tempo, classificar cada uma delas de acordo com a prioridade e urgência. Uma dica muito importante é integrar esta lista à sua agenda. Selecione as ações importantes e já reserve a quantidade de horas que precisa para executá-las.
Para cada atividade, defina se a mesma é de alta ou baixa importância e se é urgente ou não. As atividades classificadas simultaneamente como “importantes e urgentes” devem ser realizadas primeiro, seguidas das atividades “importantes, mas não urgentes”. Por último, e quando sobrar tempo, faça as atividades menos importantes, porém urgentes. As atividades classificadas como “sem importância e não urgentes” devem ser ignoradas!
Matriz de prioridades
Se o seu dia-a-dia for igual ao meu, tenho certeza que uma infinidade de interrupções e urgências aparecem de forma inesperada e impedem que você realize o que é mais importante para seu sucesso. É por esse motivo que você deve reservar um tempo específico na sua agenda para cada atividade importante.
Ao fazer isso, haverá mais chances de realiza-las. Você já terá reservado algumas horas para cada uma delas, local, pessoas e mecanismos para reduzir ou eliminar interrupções e distrações. Se não fizer isso, as chances de o dia acabar e você não conseguir finalizar o que é mais importa para seu sucesso são grandes.
Pai com bebê no colo (Foto: Pixdeluxe / iStock)
Você deve ter um horário preferido do dia; um horário no qual está mais desperto, ativo, motivado e eficiente, certo? Vamos chamar isso do seu horário nobre. O meu é logo pela manhã, nas primeiras horas do dia. Já para a minha esposa, é a noite. E o seu, qual é? O objetivo aqui é simples: reserve justamente esse horário para as atividades mais importantes ou difíceis do seu dia e veja só como melhora sua eficácia.
Deixa eu contar um situação pessoal para mostrar como isso funciona. Se você tem ou já teve um bebê em casa sabe que, nos primeiros meses de vida, eles não dormem bem e o sono dos pais é interrompido com frequência. Com o tempo, você e seu cônjuge sofrem com a falta de sono e a performance profissional de ambos cai na mesma proporção.
Aqui em casa nós lidávamos com isso de uma maneira simples: se o bebê acordasse entre meia-noite e 4h da manhã, minha esposa o pegava; se fosse entre 4h e 8h da manhã, era comigo. Essa simples divisão de turno foi o que mais nos ajudou a superar essa fase e a manter uma boa performance profissional nos primeiros meses de vida dos nossos três filhos.
Um dos grandes segredos da produtividade e gestão do tempo é tomar muito cuidado com as pré-tarefas associadas às atividades eleitas como as mais importantes.
Pré-tarefa é toda e qualquer atividade que realizamos antes de uma tarefa em si. Não importa se são preparativos, pré-estudos ou simplesmente algumas ações que vão postergando a realização do que realmente importa.
Sei que, como eu, você é humano e já passou por isso, certo? Pois é. Se perceber que está perdendo muito tempo com pré-tarefas, a minha sugestão é simples: pare o que está fazendo e comece a fazer a tarefa em si. Depois de terminar, veja se ainda sobrou alguma pré-tarefa a ser realizada. Duvido!
Você não precisa realizar todas as suas tarefas pessoalmente. Tem mais gente trabalhando com você? Mais gente no seu time? Gente boa que pode realizar parte das tarefas e, muitas vezes, é até mais capaz que você para fazer isso? Gente ansiosa por te ajudar?
Pois bem, delegue para elas parte das suas ações e se dedique àquelas que dependem de você de verdade, ou seja, que outra pessoa não tem como fazer por você. Ao conseguir delegar, estará no caminho certo para melhorar sua administração do tempo.
Dito de outra forma: se dedique com afinco àqueles 20% de tarefas mais importantes que vão gerar 80% do seu sucesso. As outras atividades você pode delegar sem medo.
Interrupções fazem parte do seu dia-a-dia, ainda mais se você trabalha em um escritório aberto com muita gente ao seu redor. Embora você não consiga eliminá-las, você pode definir quanto tempo irá reservar para elas e quantas horas gastará em atividades que vão conduzir você ao sucesso.
O segredo aqui para melhorar sua administração do tempo é já prever na sua agenda diária um período para atender as interrupções. Os imprevistos sempre acontecem! Assim, já reserve um tempo para eles.
Não fazer isso e entupir sua agenda com atividades importantes é ingenuidade. Identifique o quanto do seu dia você gasta com interrupções e aloque o tempo correspondente. Caso não aconteça nenhum imprevisto, você terá mais tempo para se dedicar às suas atividades.
Você é daquelas pessoas que deixa todos os alertas do telefone ligados? Que olha seu Facebook, Twitter, Instagram etc. sempre que chega algo novo? Deixa seu e-mail ligado e confere de tempos em tempos se chegou algo novo e já responde? Se a resposta é sim para qualquer dessas perguntas, você é uma pessoa que se deixa distrair e precisa focar mais o seu tempo.
Se ficar conectado dessa forma não é pré-requisito imprescindível para desempenhar bem sua função (para algumas pessoas é), minha sugestão é que desligue todos os alertas e defina horários pré-determinados do dia para checar seu e-mail. Eu, por exemplo, nunca olho meus e-mails pela manhã, pois esse é meu horário nobre.
Pode ficar tranquilo! Se for urgente mesmo, as pessoas conseguem te encontrar. Lembra daquele ditado que diz que notícia ruim chega rápido? Pois é.
Mulher tomando café (Foto: Dc Lovensky / Unsplash)
Essa dica pode parecer um paradoxo, mas não é. Se quiser manter seu estado físico, emocional e mental no máximo, você precisa fazer pausas de tempos em tempos. Levante para tomar água, vá ao banheiro, coma uma fruta. O objetivo é só se distrair um pouco.
Aprendi isso com uma chefe que era fumante. De tempos em tempos, ela parava e saía do prédio para fumar. Dez minutos no máximo, ela estava de volta à batalha. Dica extra: embora eu não fume, algumas vezes, eu a acompanhava e descobri que, se quisesse pedir algo para ela, logo após ela fumar era o melhor momento do dia, afinal era seu momento de maior relaxamento…
Sempre vai ter gente te pedindo para fazer algo e talvez você seja daquelas pessoas que não consegue dizer não. Se esse for seu caso, pode estar certo que terá muito mais dificuldade em fazer bem sua administração do tempo. Como costumava me dizer um colega querido, “urgente para você é algo importante para outra pessoa que ela não se planejou corretamente para fazer a tempo”.
Em outro artigo, eu vou falar mais sobre esse assunto nada simples ou óbvio. No entanto, por hora, saiba que o segredo reside em duas coisas:
Post-it no computador (Foto: Shaun Wilkinson / iStock)
Essa dica é mágica para sua qualidade de vida noturna. Todo dia, quando chego ao final da minha jornada de trabalho e vou desligar meu laptop, eu reviso minha agenda para o dia seguinte e aloco ali as tarefas. Coloco isso tudo em um post-it, afixo na tela, desligo e fecho o computador. No dia seguinte, quando o processo se inverte, a primeira coisa que vejo é minha agenda com as atividades que preciso fazer naquele dia.
Lembrou de alguma coisa à noite, interagiu com alguém e algo novo surgiu que precisa ser feito amanhã? Mande um e-mail para você com a ação no título e pronto. Saber que o dia seguinte esta planejado ajuda muito a ter uma noite mais relaxada e um sono melhor, afinal, você não vai ficar preocupado em se esquecer de algo importante para o dia seguinte…
Crédito foto da capa – Mulher checando agenda (Foto: Daria Nepriakhina / Unsplash)
11 de novembro de 2019
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