Buenos motivos justifican la importancia de su dominio, en la habilidad de bien delegar. Si todavía no lo haces de una forma eficiente, creo que apenas tres motivos son suficientes para convencerte a hacerlo. Dos tienen que ver contigo mismo, y uno, con las personas de las que más dependes para crecer profesionalmente. A ver:
Por mejor que seas: capaz, inteligente, realizador, y por más horas que le dediques al trabajo, existe un límite físico para todo aquello que consigues realizar. Si quieres inteligentemente amplificar tu capacidad, es necesario delegar parte del trabajo a otras personas de tu equipo.
Ese tiempo extra, lo podrás usar dentro de la organización, en cosas que juzgues más importantes y que requieran tu presencia directa, o, en la vida que llevas fuera de la misma, como, por ejemplo, recogiendo a tus hijos a su vuelta de la escuela.
Al asumir funciones de liderazgo más séniores, se espera que consigas lidiar con una carga de trabajo mayor y más compleja, pues no sólo debes administrarte a ti mismo, sino que tendrás la responsabilidad de administrar a otras personas y a otros recursos.
Delegar es una habilidad básica que te permitirá administrar esa mayor complejidad, de la mejor forma posible y de ella extraer la mayor eficiencia. Si no tienes el pleno dominio, tu performance será inferior a la de pares que posean tal habilidad, y correrás el riesgo de que tu carrera se estanque.
Equipo trabajando (Foto: Climate KIC / Unsplash)
Esto es fundamental en el desarrollo de personas y, al mismo tiempo, las hace sentirse más responsables y relevantes para la organización. Además, el acto de delegar exige confianza, y las personas entienden y reaccionan a eso, de forma muy positiva, lo que aumenta la lealtad y la motivación para trabajar contigo.
Entonces…, el miedo es el sentimiento más fuerte que estorba tu capacidad de delegar. ¿Miedo de qué? Miedo de que la tarea no sea concluida, miedo de que no esté tan bien hecha, como si la hubieras hecho personalmente, miedo de que tu subordinado tenga tanto destaque que ofusque tu propio brillo, y, también, miedo de sentirte culpado por no realizar tú mismo tal tarea. Son varios los miedos, y todos ellos son justificables.
Pero, como diría el Sr. Spock de ‘Viaje a las estrellas’: “miedo es la muerte de la mente”. Y, contra el miedo, sólo existe una cosa: coraje. ¡Exactamente! ¿Quién dijo que delegar es fácil? Justamente por eso es que poca gente lo hace bien. Y por ese motivo, te sugiero que te llenes de valor y sigas hacia adelante. Si, por una parte, aprender a delegar va a exigirte entrenamiento y dedicación, por el otro, te va a ayudar a crecer como profesional y a destacarte entre tus pares.
Para ayudarte en ese desafío, te doy a continuación unas ideas sencillas, para que las puedas usar con eficiencia.
El primer paso es mirar tu lista de actividades, responsabilidades y proyectos e, identificar cuáles, o qué parte de las mismas, precisan de verdad, que te involucres directamente. Aquí no me refiero a cosas como: “sería bueno involucrarme”, “me parece que lo hago mejor”, “me encanta hacer esto”. O que realmente importa aquí es: “si no meto mi mano en eso, personalmente, la cosa no marcha”. Todo lo que no acompañe este razonamiento, en un primer momento puede ser delegado.
Conversando con el colega (Foto: Rawpixel.com / Unsplash)
Teniendo en manos la lista de actividades delegables, comienza la etapa dos: ¿Para quién atribuyo eso? Aquí, debes evaluar cada actividad y ver si hay gente en tu equipo capaz de realizar el trabajo.
Puede ser que, en algunos casos, precisen una ayuda o que inviertas en entrenamiento. Si ese es el caso, será excelente, pues va a exigir que se esmeren, y esto genera motivación. En otros casos, ya estarán prontas. Por fin, puede haber actividades para las cuales nadie está bien preparado. En ese caso, ¡no hay solución! ¡Vas a tener que ocuparte personalmente!
Hace algunos años, viví una situación curiosa que ayuda a ilustrar ese punto. Era gerente de un equipo de ocho personas y habíamos terminado de pasar por una evaluación anual de desempeño. Tomando como base las necesidades de desarrollo de cada uno, delegué actividades que permitieran tal crecimiento.
El problema es que, una semana después, un lanzamiento de producto fue adelantado, y nuestro plazo de implantación se redujo de nueve para tres meses. “¡Estamos perdidos!” –pensé. Y la solución que encontré, en la esperanza de ganar eficiencia, fue reubicar las actividades, según la expertise actual de cada uno, y no por sus necesidades de desarrollo.
Llamé el equipo, expliqué la situación, y coloqué la elección entre los dos caminos que se abrían frente a ellos. Para nuestra suerte, todos optamos por focalizar nuestras expertises y, de esta forma, conseguimos entregar el lanzamiento en el nuevo plazo. Eso fue excelente para la organización, pero terminó siendo aún mejor para nosotros, pues, en el plazo de un año, todos los ocho fuimos promovidos, ¡incluso yo!
De muy poco sirve delegar apenas la tarea, y no la responsabilidad. Para que ese delegar sea eficiente deberás entregar el “problema entero” y tu subordinado precisa entender que no sólo va a realizar aquel proyecto, sino que, una entrega buena o mala va a impactar su performance, la del equipo y la de su jefe. Es su responsabilidad y todos dependen de él. Eso no es cruel. ¡Es estupendo! Puedes estar seguro que es una de las cosas que más genera motivación para las personas que trabajan en tu equipo.
Explica todo: deja claros los objetivos que precisan ser alcanzados, cuáles son los límites de autoridad, los plazos, cómo y en qué situaciones aquel miembro de tu equipo debe pedir tu ayuda. No hacerlo es, quizá el mayor factor de fracaso, pues la persona no tiene bola de cristal para entender lo que esperas de ella, en aquella actividad o proyecto.
Es indispensable que le pases todo y que no exista lugar para las dudas. Si algo sale mal debido a la mala realización de esa etapa, la responsabilidad será en gran parte tuya.
No siempre la persona que elegiste estará 100% preparada para realizar la actividad o el proyecto que se propone, y surge aquí una óptima oportunidad para que entrenes y capacites a tu equipo. A propósito, sugiero que, con base en todo esto, elijas muchas actividades a delegar, en particular para situaciones no críticas, en las que haya tiempo para entrenar. El resultado es que tendrás un equipo más preparado y capacitado para lidiar con situaciones más complejas, lo que libera tu tiempo para hacer cosas más importantes.
Recuerdo que cierta vez cuando, al asumir un equipo nuevo, me di cuenta de que mi coordinadora y brazo derecho, una óptima e inteligentísima profesional, era extremadamente tímida al exponer sus ideas y puntos de vista, para niveles más séniores en la organización. Eso con seguridad iría a trabar su crecimiento, -pensaba yo.
Invertí un tiempo en entrenarla para hacer eso bien hecho y un buen día, fuimos los dos a convencer a mi jefe a aprobar un proyecto.
Llegando a su mesa, le dije que ella haría toda la argumentación y me quedé en silencio. Habíamos combinado eso, ella y yo, pero recuerdo hasta hoy, la forma cómo transpiraba y cómo, de vez en cuando, me miraba con cara de “por amor de Dios, asuma la conversación”, pero me mantuve mudo y, al final, nuestro director aprobó el proyecto teniendo como base los argumentos por ella presentados.
No escatimé repetidos elogios. En varias oportunidades, tras aquel trabajo tan bien realizado, ya no precisaba acompañarla en situaciones similares. “Creé un monstruo”-pensé. Bueno para ella y para mí…
Hombre trabajando (Foto: LinkedIn Sales Navigator / Unsplash)
Tal como en el ejemplo anterior, es muy importante que estés disponible para ayudar y apoyar a tu subordinado. Sin embargo, recuerda que es igualmente importante darle espacio para que trabaje el problema por cuenta propia. Sufrir al hacerlo, es lo que va a ayudarle a crecer, y lo que va a hacer con que se sienta feliz al realizar el proyecto, por cuenta propia.
Si permaneces muy cerca vas a terminar sofocándolo, aumentando su inseguridad. En ese caso, con certeza él estará pidiéndote la ‘bendición’ a todo momento. ¡Eso no es delegar! ¡Es perder tiempo!
Es adecuado que controles el proceso, puesto que la responsabilidad final sobre el resultado del área es tuya. Para tal, es importante que en la conversación inicial definas con tu subordinado, cómo lo hará, estableciendo reportes, cómo van a medir avances y quitar dudas.
Utiliza esas ocasiones para ofrecerle feedback y para conversar de su progreso. Aprovecha para ayudarlo en lo que sea necesario. Abdicar de hacer esos “check-points” vuelve el proceso de delegación bastante inseguro, tanto para ti como para él.
¿Y entonces? Después de todo, ¿salió todo bien? ¿Funcionó? ¿El resultado fue satisfactorio? Entonces no pierdas tiempo, y elogia muy sinceramente, exaltando sus cualidades. Recuerda que aquella actividad era tuya y que tú le confiaste la responsabilidad de realizarla. Y él lo logró.
Si le gustó y elogiar, estará diciendo, entre líneas, que valió la pena confiar en él y que cosas buenas vendrán en el futuro. Eso tiene un efecto motivador que estrechará mejor la relación de ustedes dos. ¡Felicitaciones!
Crédito primer foto del artículo – Delegando actividad (Foto: Monkeybusinessimages / iStock)
