La administración del tiempo no es un concepto difícil de entender, ¡pero es muy difícil de llevarlo a la práctica de forma eficaz! Si no consigues hacerlo bien, con seguridad tendrás una performance inferior en el trabajo y menos tiempo para aprovechar tu vida, fuera del mismo.
Pensando en eso, enumero aquí 11 ideas simples que puedes adoptar en tu día a día y que van a brindarte más calidad de vida. Algunas de ellas tienen que ver con una buena planificación de tus tareas y otras, con todo aquello que te impide ejecutar lo que planificaste. ¡La vida tal cual es!
Es el primer paso para una buena administración del tiempo. Básicamente, elabora una lista con las cosas que tienes que hacer y las clasificas según prioridad y urgencia. Una sugerencia muy importante es integrar esta lista a su agenda. Seleccione las acciones importantes y reserve la cantidad de horas que necesita para ejecutarlas.
Para cada actividad, define si la misma es de alta o baja importancia y si es urgente o no. Las actividades importantes y urgentes deben ser realizadas primero, seguidas de las actividades importantes, pero no urgentes. Por último, y cuando te sobre tiempo, harás las menos importantes, pero urgentes. Ignora las actividades sin importancia y no urgentes.
Matriz de prioridades
Si tu día a día es igual al mío, estoy seguro que una infinidad de interrupciones y urgencias aparecen de forma inesperada e impiden que realices lo que es más importante para tu éxito. Es por ese motivo, que debes definir un tiempo específico en tu agenda para cada actividad importante.
Al hacer eso, tendrás más oportunidades de realizarlas, ya que habrás reservado tiempo específico para cada una de ellas, horario del día, local, personas y mecanismos para reducir o eliminar interrupciones y distracciones. Si no lo haces, hay grandes posibilidades de que el día pase y no hayas conseguido realizar lo que más importa para lograr tu éxito.
Padre con el bebé en el regazo (Foto: Pixdeluxe / iStock)
Debes tener un horario preferido del día cuando estás más despierto, activo, motivado y eficiente, ¿cierto? Vamos a llamarlo tu horario noble. El mío es por la mañana, en las primeras horas del día y el de mi esposa es por la noche. Y el tuyo, ¿cuál es? El objetivo aquí es simple: reserva justamente para ese horario las actividades más importantes o difíciles de tu día y observa cómo mejora tu eficacia.
Déjame darte un ejemplo personal para mostrarte cómo funciona. Si tienes o ya tuviste un bebé con pocos meses de vida, sabes que el sueño de los padres se interrumpe a menudo en esa fase. Con el tiempo, tu cónyuge y tú sufren por la falta de sueño y la performance profesional de ambos cae en la misma proporción.
Aquí en casa, tratamos este asunto de manera bien simple: si el bebé se despertaba entre doce de la noche y cuatro de la mañana, mi esposa lo cuidaba; si era entre cuatro y ocho de la mañana, entonces era conmigo. Esa simple división de turno fue lo que más nos ayudó a superar esa fase y a mantener una buena performance profesional en los primeros meses de vida de nuestros tres hijos.
Uno de los grandes secretos de la productividad y la gestión del tiempo es tomar mucho cuidado con las pre-tareas asociadas a las actividades elegidas como las más importantes.
Pre tarea es toda y cualquier actividad que acabas realizando antes de la tarea en sí. No importa si son preparativos, pre estudios o simplemente cosas que haces y que van postergando la realización de lo que realmente importa: la tarea en sí.
Sé que, como yo, tú eres humano y ya te ocurrió eso, ¿verdad? Por supuesto. Si te das cuenta de que estás perdiendo mucho tiempo con eso, mi sugerencia es simple: detén lo que estás haciendo y comienza a realizar la tarea en sí. Después de terminar, ve si todavía sobró alguna pre tarea a ser realizada que parecía tan relevante antes. ¡Lo dudo!
No precisas realizar todas tus tareas personalmente. ¿Hay más gente trabajando contigo? ¿Más gente en tu equipo? ¿Gente buena que puede realizar parte de las tareas y muchas veces más capaz que tú para hacerlo? ¿Gente ansiosa por ayudarte?
Entonces, delégueles parte de tu tarea y dedícate a aquellas que dependen de ti de verdad, o sea, que otra persona no tiene como hacerlas en tu lugar y estarás en el rumbo cierto para mejorar tu administración del tiempo.
Dicho de otra forma, dedícate con ahínco a aquellos 20% de tareas más importantes que van a generar 80% de tu éxito. Las restantes, las puedes delegar sin miedo.
Interrupciones forman parte de tu día a día, incluso si trabajas en una oficina abierta, con mucha gente a tu alrededor, y aunque no consigas eliminarlas, tienes la opción de cuánto tiempo vas a demorar por ellas y cuánto tiempo demorarás en actividades que van a conducirte al éxito.
El secreto aquí para mejorar tu administración del tiempo y a programar en tu agenda diaria tiempo suficiente para las mismas entre las tareas más relevantes. ¡Los imprevistos siempre suceden! Así pues, ya reserve un tiempo para ellos.
No hacer eso y llenar tu agenda sólo con tiempo para tus actividades importantes, es ingenuidad. Identifica cuánto de tu día gastas con interrupciones y selecciona el tiempo correspondiente, como si fuera un relleno en la agenda, y trata de entender lo que puedes hacer en la práctica para reducirlo.
¿Eres de las personas que deja todas las alertas del teléfono conectadas? ¿Que mira su Facebook, Twitter, Instagram, etc. siempre que llega algo nuevo? ¿Dejas tu e-mail conectado y verificas cada poco tempo si llegó algo nuevo y ya respondes? Si la respuesta es que sí para cualquiera de esas preguntas, eres una persona que se deja distraer y necesita enfocar más su tiempo.
Si estar conectado no es realmente imprescindible para poder desempeñar tu función, te aconsejo que desconectes las alarmas y definas horarios pre determinados del día, para revisar tu correo electrónico. Yo, por ejemplo, nunca miro mi correspondencia de mañana, pues ese es mi horario noble.
Puedes quedarte tranquilo. Si es realmente urgente, las personas consiguen encontrarte. Recuerda que “las malas noticias, llegan volando”.
Mujer tomando café (Foto: Dc Lovensky / Unsplash)
Esta sugerencia puede parecer una paradoja, pero no lo es. Si quieres mantener tu estado físico, emocional y mental en nivel máximo, precisas hacer pausas cada poco tiempo. Levántate para tomar agua, ve al baño, come una fruta. Lo suficiente para distraerte un poco.
Aprendí eso con una jefa que era fumante. A menudo ella paraba y salía del edificio para fumar. Dentro de 10 minutos, máximo, ella volvía a la batalla. Otra pista importante: aunque no fume, algunas veces yo la acompañaba y descubrí que si quisiera pedirle alguna cosa, inmediatamente después que terminara de fumar era el mejor momento del día, pues era su momento de mayor relajamiento…
Siempre habrá gente pidiéndote que realices cosas y tal vez tú seas de esas personas que no consigue decir “no”. Si este es tu caso, puedes estar seguro de que tendrás mucha más dificultad para lograr una buena administración del tiempo. Como solía decirme un querido compañero, “urgente para ti es algo importante para otra persona que no se organizó correctamente para hacerlo a tiempo”.
En otro artículo, voy a hacer más comentarios sobre ese asunto nada sencillo u obvio, pero por el momento quiero que sepas que el secreto reside en dos cosas: no estés todo el tiempo disponible de inmediato y tu capacidad de decir no, aun para tu jefe, es proporcional a tu capacidad de entregar óptimos resultados. Cuanto mejor seas en la entrega, más las personas van a entender cuando digas que no realizarás determinada tarea.
Post-it en el computador (Foto: Shaun Wilkinson / iStock)
Esa idea es mágica para tu calidad de vida nocturna. Todos los días, cuando llego al fin de mi jornada de trabajo y voy a apagar mi laptop, reviso mi agenda para el día siguiente y ubico allí las tareas. Coloco todo en un post-it, lo fijo en la pantalla, apago la computadora y la cierro. Al día siguiente, cuando el proceso se invierte, la primera cosa que veo es mi agenda para el día con las actividades que preciso realizar.
¿Recordaste algo durante la noche o interactuaste con alguien y algo nuevo surgió que precisa ser hecho mañana? Manda un email para ti mismo con eso en el título y ¡pronto!. Esa práctica diaria ayuda mucho para tener una noche más relajada y un sueño mejor, porque no te quedarás preocupado por si te olvidas de algo importante para el día siguiente…
Crédito primer foto del artículo – Mujer mirando su agenda (Foto: Daria Nepriakhina / Unsplash)
