Há inúmeros motivos para justificar a importância de você dominar a habilidade de delegar bem – se é que já não faz isso de forma bem-feita. Entre todas as razões, vou destacar apenas três que, na minha opinião, já são mais que suficientes. Duas delas têm a ver diretamente com você e a terceira com as pessoas das quais você mais depende para crescer profissionalmente. Vamos lá:
Por melhor que você seja, mais capaz, inteligente e realizador, e por mais horas que você trabalhar, existe um limite físico do quanto de trabalho você consegue realizar. Se quiser achar capacidade extra, você necessariamente terá de delegar parte do seu trabalho para outras pessoas.
Ao fazer isso, o ‘tempo extra’ que você ganha pode ser usado para outras finalidades. Você pode se dedicar a atividades mais estratégicas no trabalho – e que requerem sua presença direta – ou a sua vida fora da organização, como, por exemplo, pegar os seus filhos após a escola.
Ao assumir funções de liderança mais sêniores, é esperado que você consiga lidar com uma carga de trabalho maior e mais complexa. Ao invés de apenas gerenciar a si mesmo, você ficará responsável por gerenciar outras pessoas e recursos.
Delegar é uma habilidade básica que vai permitir que você gerencie melhor essas situações de maior complexidade e extraia a maior eficiência possível. Se você não dominar isso corretamente, sua performance será inferior a de pares que possuam essa habilidade bem desenvolvida. Consequentemente, você vai estagnar na carreira.
Time trabalhando (Foto: Climate KIC / Unsplash)
Transferir atividades e responsabilidades é fundamental no desenvolvimento de pessoas e, ao mesmo tempo, faz com que elas se sintam mais importantes e relevantes para a organização. O ato de delegar exige confiança e as pessoas entendem e reagem a isso de forma muito positiva, o que aumenta sua lealdade e motivação de trabalhar com você.
Pois é! O medo é o sentimento mais comum que impede ou limita sua capacidade de delegar. Medo do quê? Medo de que a tarefa não vá ser concluída; medo que não fique tão bem-feita como se você a tivesse feito pessoalmente; medo do seu subordinado ter tanto destaque que ofusque seu próprio brilho como chefe; medo de se sentir culpado por não realizar você mesmo a tarefa. São vários os medos, todos eles muito justos.
Mas, como diria o Sr. Spock de Jornada nas Estrelas, “medo é a morte da mente”. E contra o medo só tem uma coisa a fazer: coragem. Isso mesmo! Quem disse que delegar é fácil? É por isso que pouca gente faz isso bem e, justamente por esse motivo, eu sugiro que encha seu coração de coragem e siga em frente. Se, por um lado, aprender a delegar vai exigir treinamento e dedicação, por outro lado, vai te ajudar a crescer como profissional e a se destacar entre seus pares.
Para te ajudar nesta jornada, seguem abaixo algumas dicas simples para você delegar com eficiência.
O primeiro passo é olhar sua lista de atividades, responsabilidades e projetos e identificar quais delas, ou mesmo quais parte específicas, precisam de verdade de seu envolvimento direto. Aqui não estou falando de algo do tipo “seria bom me envolver”, “acho que faço melhor”, “mas eu gosto muito de fazer isso”. O que conta aqui é: “se eu não colocar a mão nisso pessoalmente, a coisa não vai para frente”. Tudo o que não for assim pode, a princípio, ser delegado.
Conversando com colega (Foto: Rawpixel.com / Unsplash)
De posse da lista de atividades delegáveis, começa a etapa dois: para quem atribuo cada tarefa? Aqui, o ponto principal é avaliar se tem gente no seu time capaz de fazer o trabalho.
Pode ser que, em alguns casos, as pessoas precisem de uma ajuda ou que você invista em treinamento. Situações como esta são ótimas, afinal exigem que as pessoas se aprimorem, o que gera motivação. Em outros casos, as pessoas já estarão prontas. Por fim, podem ter atividades que ninguém passa nem perto de estar preparado. Nesse caso, não tem jeito! Você vai ter de continuar a tocar!
Alguns anos atrás, vivi uma situação curiosa que ajuda a ilustrar esse ponto. Era gerente de um time de oito pessoas e tínhamos acabado de passar por uma avaliação anual de desempenho. Com base nas necessidades de desenvolvimento de cada um, deleguei atividades que permitissem que cada um crescesse.
O problema é que, uma semana depois, um lançamento de produto foi adiantado e nosso prazo de implantação foi reduzido de nove para três meses. “Danou-se”, pensei eu! A solução que encontrei, na esperança de ganharmos eficiência, foi realocar as atividades com base na expertise atual de cada um e não nas suas necessidades de desenvolvimento.
Chamei o time, expliquei a situação e coloquei a escolha entre os dois caminhos perante eles. Para nossa sorte, todos optamos por focar nas nossas expertises e conseguimos entregar o lançamento no novo prazo. Isso foi bom para a organização, mas acabou sendo ainda melhor para nós! No prazo de um ano, todos os oito fomos promovidos, eu inclusive!
De pouco adianta delegar apenas a tarefa e não a responsabilidade. Para a delegação ser eficiente, você deve entregar o “problema inteiro”. Ou seja, o seu subordinado precisa entender que a qualidade da sua entrega, boa ou ruim, vai impactar sua performance, a do time e do seu chefe. A bola está com ele e todos dependem dele. Isso não é cruel. É o máximo! Pode estar certo que é uma das coisas que mais gera motivação para as pessoas que trabalham com você.
Explique tudo: deixe claros os objetivos que precisam ser alcançados, quais os limites de autoridade, os prazos, como e em que situações a pessoa deve pedir sua ajuda. Não fazer isso é, talvez, o maior fator para o insucesso na delegação. A pessoa não tem bola de cristal para entender o que você espera dela naquela atividade ou projeto.
É preciso que você apresente tudo e não deixe dúvidas. Se algo der errado em função dessa etapa ser malfeita, a responsabilidade será em grande parte sua. Conhece o termo “delargar”? Pois é, vem daqui.
Como vimos no segundo passo, nem sempre a pessoa que você escolheu estará 100% preparada para realizar a atividade ou projeto em questão e exigirá treinamento e capacitação. Com base neste contexto, sugiro que você escolha muitas atividades a delegar, em particular para situações não críticas onde haja tempo para treinar. O resultado é que você terá um time mais preparado e capacitado para lidar com situações complexas, o que libera mais o seu tempo para fazer outras atividades.
Lembro que, certa vez, quando assumi um time novo, percebi que minha coordenadora e braço direito, uma ótima e inteligentíssima profissional, era extremamente tímida para expor suas ideias e pontos de vista para níveis mais seniores na organização. Isso, certamente, iria travar seu crescimento.
Investi um tempo em treiná-la exatamente neste ponto e, um belo dia, fomos os dois convencer meu chefe a aprovar um projeto. Combinamos que ela faria toda a apresentação. Chegando à mesa dele, eu informei que ela iria fazer a argumentação e me calei. Apesar de termos combinado, lembro que ela suava e, de vez em quando, olhava para mim como se estivesse pedindo: “pelo amor de Deus, assume a conversa”. Porém, eu me mantive mudo e, ao final, nosso diretor aprovou o projeto com base nos argumentos apresentados por ela.
Não poupei elogios muitas e muitas vezes por ela ter feito um trabalho tão bem feito. Em pouco tempo, eu não mais precisava acompanha-la nesse tipo de situação. “Criei um monstro”, pensei eu. Bom para ela e para mim…
Homem trabalhando (Foto: LinkedIn Sales Navigator / Unsplash)
Assim como no exemplo anterior, é muito importante que você esteja disponível para ajudar e apoiar seu subordinado. No entanto, lembre-se que é igualmente importante você dar espaço para que ele trabalhe o problema por conta própria. Sofrer ao fazer isso é o que vai ajudá-lo a crescer e fazer com que ele se sinta feliz ao realizar o projeto por conta própria.
Por outro lado, se você ficar muito perto, vai acabar sufocando-o e aumentando sua insegurança. Nesse caso, com certeza, ele vai ficar pedindo sua benção a toda hora. Isso não é delegar! Isso é perda de tempo!
Faz parte você controlar o processo – afinal, a responsabilidade final sobre o resultado da área é sua mesmo. Para tal, é importante que, na conversa inicial, você defina com seu subordinado como farão isso, quando ele vai reportar avanços e dúvidas para você.
Utilize essas ocasiões para dar feedback de como ele está progredindo e também para ajuda-lo onde for necessário. Abdicar de fazer esses “check-points” torna o processo de delegação muito inseguro, tanto para você como para ele.
Deu tudo certo no final? O resultado foi bom? Então, não perca tempo e elogie bastante seu subordinado. Lembre-se que ele sabe que aquela atividade era sua e que você confiou a ele a responsabilidade de realiza-la.
Se gostou e elogiar, estará dizendo, nas entre linhas, que valeu a pena confiar nele e que mais coisa boa virá pela frente. Isso tem um efeito motivador muito grande e vai estreitar ainda mais a relação de vocês dois. Meus parabéns!
Crédito foto da capa – Delegando atividade (Foto: Monkeybusinessimages / iStock)
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